Renoncer au remboursement de frais, quel intérêt pour le bénévole ?

Référence : bulletin officiel des impôts n°46 du 6 mars 2001.

Régulièrement, le bénévole d’une association engage des frais pour le compte de l’association :
- parfois l’association rembourse ces frais sous réserve que le bénévole fournisse des justificatifs,
- et souvent, le bénévole (conscient du faible budget de l’association ou par négligence) ne demande rien, les frais restent à sa charge.
Pourtant si le bénévole paie des impôts et qu’il effectue une renonciation au remboursement de frais, cette renonciation est reconnue comme un don à l’association. L’association peut fournir un reçu de dons et le bénévole peut bénéficier d’une réduction d’impôt s’élevant à 66% du montant des frais dans la limite de 20% du revenu imposable.

Exemple : un initiateur raquette à neige a besoin d’une paire de raquette pour encadrer cet hiver. Il s’achète la paire de raquette, réalise une note de frais et renonce à ses frais. L’association lui délivre un reçu de dons.
Coût d’une paire de raquette : environ 90€
Déduction fiscale (66% du montant total) : 59 €
Coût de la paire de raquette après la déduction fiscale : 31€

Autre exemple : le président du club se rend à l’assemblée générale du comité régional :
- Déplacement : 250 km. Note de frais 250 Km X 0,28€ = 70€
- Déduction fiscale (si renonciation des frais engagés) = 46,20€
- Coût du déplacement après déduction fiscale = 23,80€

Quel intérêt pour l’association ?

Normalement, l’association rembourse les frais occasionnés à ses bénévoles sous réserve que les bénévoles fournissent les justificatifs. Si un bénévole renonce à ses frais, c’est tout bénéfice pour l’association qui peut reporter cette somme sur une autre action.

Quand des bénévoles renoncent à leurs frais, ces renonciations sont considérées comme des dons à l’association. Ces dons entrent dans les comptes de l’association. Les comptes de l’association vont donc augmenter : or, une association dont les comptes évoluent est une association dynamique. Et une association dynamique est regardée de façon positive par tous ses partenaires…

Quelles démarches pour l’association ?

Une association, organisme d’intérêt général

L’association doit être reconnue d’intérêt général pour pouvoir donner lieu à la délivrance de reçus pour don. Les associations regroupées au sein de notre fédération sont pratiquement toutes reconnues d'intérêt général car elles ont un caractère sportif et elles répondent aux trois conditions nécessaires :
1. La gestion de l'organisme est désintéressée,
2. L'activité de l'organisme n'est pas lucrative,
3. L'activité n'est pas destinée à un cercle restreint de personnes.

Comment être certain que votre association est reconnue d’intérêt général ?

- Contactez le correspondant association de la direction des services fiscaux de votre département (un simple coup de fil) et demandez lui si votre association peut délivrer des reçus de dons, aux bénévoles de l’association. Selon les départements, la réponse pourra varier : certains services sont très strictes et vous demanderont de compléter le dossier présenté ci-dessous. D’autres services fonctionnent plus simplement et vous donneront directement l’autorisation de délivrer des reçus de dons, sans demande préalable, considérant votre association comme d’intérêt général.
- Si les services fiscaux vous le demandent, compléter le dossier suivant : Demande d'avis de délivrer des reçus fiscaux,
- adressez votre demande par lettre recommandée avec accusé de réception auprès de la direction des services fiscaux du siège social de votre association,
- attendez la réponse de l’administration fiscale : l’administration fiscale dispose d’un délai de 6 mois pour vous répondre. Lorsque l’administration n’a pas répondu dans un délai de six mois, la demande est réputée tacitement acceptée. L’administration fiscale peut vous demander des justificatifs complémentaires (les comptes de l’association par exemple),
- une réponse négative de l’administration doit comporter un exposé des motifs qui la justifie. Attention si l’association délivre des reçus de dons malgré une réponse négative de l’administration, elle encourt une amende.

Une définition précise des bénévoles concernés

Toute personne, dirigeant, encadrant des activités, officiel ou accompagnateur de compétition, compétiteur… qui exerce une activité bénévole et sans contrepartie, se caractérisant par la participation à l’animation et au fonctionnement de l’association peut prétendre au bénéfice de la réduction d’impôt.

De façon à bien clarifier les situations, l’association (en comité directeur ou en assemblée générale) a tout intérêt à définir quels bénévoles sont concernés et à informer tous ses membres. Par exemple, ce sont les personnes mandatées pour remplir des missions de l’association.

Une gestion rigoureuse des renonciations des frais

Cette possibilité de délivrer un reçu de dons au titre de la renonciation des frais de bénévole nécessite une gestion rigoureuse pour être acceptée par l’administration fiscale.
- le club doit délivrer des reçus "dons aux oeuvres" pour les bénévoles qui renoncent au remboursement des frais engagés pour le compte de l'association. (document cerfa N° 11580*02 : Reçus de dons aux oeuvres)
- le trésorier enregistre comme dépense les frais engagés par le bénévole dans les « charges » et enregistre le don correspondant dans les « produits ». (Références : Article 2 de la loi de finances rectificative pour 2000 (Loi 200- 656 du 13 juillet 2000) - Article 41 de la loi 2000-627 du 6 juillet 2000 modifiant la loi 84-610 du 16 juillet 1984 - Article 200 du code général des impôts.)

Quels frais sont concernés ?

- des frais engagés uniquement dans le cadre d’une activité bénévole
- des frais engagés en vue de la réalisation de l’objet social d’une association d’intérêt général
- des frais dûment justifiés
Si vous voulez que la définition des frais soit claire pour tous les bénévoles de l’association, vous avez intérêt à définir quels frais peuvent être concernés par la renonciation au remboursement. Vous éviterez les débordements et les incompréhensions entre membres du club. Faites approuver cette liste de frais par le comité directeur ou en assemblée générale et informez tous les membres de l’association.

Exemple de frais :

Quelles démarches pour le bénévole ?

Une note de frais strictement renseignée

Le bénévole réalise sa note de frais et la renseigne avec précision.
Doivent figurer sur la note de frais :
- l’objet ou le motif de la note de frais (objet du déplacement par exemple : déplacement pour rencontrer un propriétaire de site)
- le détail (exemple : lieu de départ, lieu d’arrivée, le nombre de kilomètres parcourus)
- la date
- le coût

La renonciation au remboursement doit être formulée en toute lettre :
- « je soussigné(e) (nom, prénom du bénévole) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don »

Voir Modèle de note de frais.

Bénéficier de la réduction d’impôts

Lors de la déclaration de vos revenus, pour bénéficier de la réduction d’impôt liée aux dons aux œuvres, il vous suffit de remplir la case UF de votre déclaration.
Si vous effectuez une déclaration papier, joignez une photocopie de vos reçus de dons lors de l’envoi à l’administration fiscale.
Si vous déclarez en ligne vos revenus sur www.impots.gouv.fr , vous êtes dispensés de l’envoi des justificatifs. Toutefois le service des impôts pourra vous les demander.

Dirigeants, membres des associations, vous êtes très nombreux à renoncer à vos frais sans effectuer de renonciation et sans récupérer de reçu de don vous permettant de bénéficier d’une baisse d’impôt.

Une démarche administrative de plus ? N’hésitez pas à la réaliser, votre don entrera dans le budget de l’association et vous y gagnerez une déduction fiscale.

Remarque : barème applicable pour l’évaluation des frais de véhicules engagés par les bénévoles et permettant de bénéficier de la réduction d’impôt.
Comme le calcul du montant des frais de déplacement posait problème aux associations, une instruction fiscale indique le barème à prendre en compte. L'instruction fiscale N° 5 B-14-07 du 16 mai 2007 fixe le barème applicable aux frais engagés : Véhicule automobile : montant autorisé par kilomètre (0,284€) Vélomoteurs, scooters, motos : montant autorisé par kilomètre (0,109€).
Ces dispositions ne constituent qu'une mesure pratique dont peuvent user les personnes qui ne sont pas en mesure de justifier le montant effectif des dépenses afférentes à l'utilisation de leur véhicule dans l'exercice de leur activité bénévole. En aucun cas elles ne les dispensent d'apporter la preuve auprès de l'association de la réalité et du nombre de kilomètres parcourus à cette occasion.
Ce tarif évolue chaque année, le tarif 2008 n’est pas encore sorti.

Rien n’empêche votre association d’avoir un tarif de remboursement des frais de déplacement différent de ce barème défini par l’administration fiscale. Par exemple si votre assemblée générale a approuvé un taux de remboursement de 0,15€ par kilomètre, il sera plus intéressant pour le bénévole de renoncer à ses frais et de réaliser sa note de frais sur la base de 0,284€ du kilomètre.

En résumé

Démarches pour qu’un bénévole puisse bénéficier de réduction d’impôts suite à une renonciation de frais

Questions, renseignements : Sylvie Viens