Organiser un stage comportant au moins une nuit avec des mineurs
Nouvelle réglementation concernant l’accueil des mineurs

Une réglementation vous oblige désormais à déclarer vos stages sportifs dès lors qu’ils comportent au moins une nuit et que vous emmenez au moins 7 jeunes.

Cette réglementation porte sur la protection des mineurs accueillis hors du domicile parental à l’occasion des vacances scolaires, des congés professionnels et des loisirs : on parle désormais d’accueil collectif de mineurs avec ou sans hébergement.

Cette nouvelle réglementation est en cours de mise en place. Elle est appliquée depuis le 1er janvier 2007. Pour cette année (et jusqu’à Pâques 2007), les services des Directions départementales de la jeunesse et des sports (DDJS) seront compréhensifs du fait que tous les documents et toute la logistique ne sont pas tout à fait opérationnels. Mais peu à peu l’application deviendra stricte.
Aujourd’hui, toutes les démarches se font au format papier avec envoi à la DDJS. En cours d’année, devrait se mettre en place une procédure de déclaration via Internet.

Chaque DDJS s’appuie sur les mêmes textes de référence, mais les procédures peuvent varier un peu. Aussi, n’hésitez pas à prendre contact avec votre DDJS si vous souhaitez organiser un stage comportant un hébergement avec des mineurs.

Qui peut organiser un accueil de mineurs avec ou sans hébergement ?

Ces accueils sont organisés par toute personne morale (une association montagne – escalade par exemple), ou par une personne physique si cette dernière perçoit une rétribution (un travailleur indépendant par exemple).
Si c’est le club qui organise le stage, un organisateur du stage sera clairement identifié (ce peut être le président du club ou une autre personne nommée par celui-ci).

Quels types d’accueil concernent les clubs montagne - escalade ?

L’appellation, intéressant les clubs montagne - escalade, concerne l’organisation de « séjours spécifiques » (c’est la dénomination retenue dans les textes de loi).
Sont retenus comme séjours spécifiques, tous les stages de vacances, pour la pratique des activités de la fédération dès lors que le stage comporte un hébergement d’au moins une nuit et que les participants sont au moins sept mineurs âgés de six ans ou plus.
Sont donc concernés vos stages d’escalade, d’alpinisme, de randonnée, de ski de montagne…, si les participants mineurs dorment à l’extérieur du domicile familial, donc si le stage dure 2 jours et plus et si vous emmenez au minimum 7 mineurs.

Vous n’êtes pas concernés lorsque :

• vous emmenez moins de 7 mineurs en stage : la réglementation relative à la protection des mineurs ne vous concerne pas, mais vous êtes tenu par l’obligation générale de sécurité pour toutes les activités que vous proposez.
• vous organisez un stage sur plusieurs jours mais les jeunes rentrent chez eux le soir.
• vous faites pratiquer dans le cadre des activités normales du club proposées sans hébergement pendant les loisirs (les écoles d’escalade, vos créneaux horaires jeunes, les sorties falaises ou ski de montagne à la journée, …), même si vous avez recours à un prestataire de service.
• vous organisez un stage de formation à l’encadrement des disciplines de la fédération à destination des jeunes du club à partir de 16 ans : stage initiateur SAE, initiateur SNE, officiels de compétition…
• et enfin, vous n’êtes pas concernés quand vous emmenez des sportifs en compétition (déplacement pour s’y rendre, préparation avant la compétition) même si vous partez pendant plusieurs jours avec plus de 7 mineurs et qu’un hébergement est prévu.

Quelles obligations pour réaliser un stage pendant les vacances avec hébergement et au moins 7 licenciés mineurs ?

Assurance

Le club doit signer un contrat d’assurance en responsabilité civile couvrant les cadres et les jeunes participants aux activités. Aucun problème si tous (cadres et jeunes) sont licenciés mais attention si certains n’ont pas de licence : vous devrez vous assurer qu’une assurance couvre bien leur responsabilité civile. De même, vous devrez vivement leur conseiller de contracter une couverture individuelle accident pour les activités du séjour.

Encadrement : au minimum 2 cadres.

Est appelé cadre toute personne, nommée par l’organisateur du stage, pour encadrer le stage : l’encadrement comporte l’encadrement des activités mais aussi, la surveillance pendant les temps intermédiaires (lever, repas, soirée, nuit…)

Le taux d’encadrement est celui prévu par les normes et la réglementation relatives à l’activité principale du séjour, c'est-à-dire les normes et réglementations fédérales et le code du sport (reportez-vous aux normes d’encadrement et règles de sécurité de chaque activité de la fédération).

Un directeur de séjour : l’un des cadres est désigné par l’organisateur du stage comme le directeur du séjour. C’est une personne majeure. Le directeur du séjour doit disposer d’un moyen pour prévenir les secours (téléphone portable ou radio selon les lieux de pratiques).

Le second cadre : ce peut être tout adulte reconnu compétent pour participer à l’encadrement du stage par l’organisateur du stage. Ce peut être un mineur (de 16 à 18 ans), titulaire d’un diplôme fédéral, nommé par le président de club (mais attention aux responsabilités pouvant être engagées : ne laissez pas un mineur encadrer seul une activité de montagne - escalade).

Autorisation d’encadrer : L’organisateur du stage vérifie que les personnes appelées, à quelque titre que ce soit, à prendre part à un accueil de mineurs, n’ont pas fait l’objet d’une mesure administrative d’interdiction d’encadrer et qu’elles n’ont pas fait l’objet d’une condamnation définitive pour crime.

Comment faire pour savoir si vos cadres sont autorisés à encadrer ?

L’organisateur du stage doit vérifier que :

• le bulletin n°3 du casier judiciaire des cadres est vierge (chaque cadre doit demander ce bulletin : demande directe sur le site https://www.cjn.justice.gouv.fr)
• les cadres ne sont pas inscrits sur la liste des cadres interdits. Cette liste est disponible auprès des services des DDJS (donc contactez la DDJS).

Que doit faire l’organisateur du stage pour attester de cette vérification ?
Au minimum : signer une attestation comme quoi bulletins de casier judiciaire et liste des cadres interdits ont été vérifiés.

Un bon conseil : conservez les bulletins de casier judiciaire (en effet, pour certaines DDJS, l’attestation suffira, pour d’autres, elles vous demanderont de présenter les bulletins).

>> Voir Modèle d'attestation

Déclaration du stage

Déclaration préalable : le club effectue une déclaration préalable de « séjour spécifique ». Cette déclaration est obligatoire et s’effectue par la fiche CERFA N° 12757*01 Déclaration d’un accueil avec hébergement à renvoyer auprès des services de la direction départementale de la jeunesse et des sports du domicile ou du siège social du club. Cette déclaration s’effectue 2 mois avant le début du stage.

La DDJS vous renverra un récépissé de déclaration d’accueil de mineurs comportant un N° d’enregistrement de l’accueil. Pour tout courrier à la DDJS concernant votre stage, n’oubliez pas de préciser ce numéro d’enregistrement.

Si vous organisez plusieurs stages par an, vous pouvez effectuer la déclaration de tous vos stages au titre de l’année scolaire 2 mois avant la date prévue pour le début du premier séjour : le problème est que la fiche CERFA de déclaration n’est pas vraiment adaptée à cette déclaration au titre de l’année scolaire...

Fiche complémentaire : Cette fiche complémentaire vous aura été retournée par la DDJS en même temps que le récépissé de déclaration. Huit jours avant le début du séjour, vous complétez votre déclaration à l’aide de la fiche complémentaire. (si vous avez fait une déclaration de vos stages pour toute votre saison sportive, vous devrez remplir une fiche complémentaire pour chaque stage).

Cas des séjours spécifiques à l’étranger (stage canyon en Espagne, raid ski de montagne dans le Valais…) : vous réalisez la déclaration de séjour spécifique. Lors de la réalisation de votre séjour, respectez au maximum la réglementation française.

Déclaration du local d’hébergement

L’hébergement des mineurs doit s’effectuer dans des locaux déclarés auprès des DDJS du lieu d’implantation du stage.
La DDJS tient à jour la liste des locaux d’hébergement déclarés. Le plus simple est d’organiser un stage où l’hébergement se déroule dans un local déjà déclaré.
Si votre lieu d’hébergement n’est pas encore déclaré. L’exploitant de ce local doit faire une déclaration à la DDJS du département du local.
La déclaration s’effectue à l’aide de la fiche CERFA N°12751*01 Déclaration d’un local hébergeant des mineurs. A titre indicatif, pour pouvoir accueillir l’hébergement des mineurs, les critères suivants doivent être respectés :

• les locaux doivent permettre aux filles et aux garçons âgés de plus de 6 ans de dormir dans des lieux séparés
• chaque mineur doit disposer d’un moyen de couchage individuel
• l’hébergement des personnes qui assurent la direction ou l’animation des accueils doit permettre les meilleures conditions de sécurité des mineurs
• les locaux doivent disposer d’un lieu permettant d’isoler les malades
• les locaux doivent satisfaire aux conditions techniques d’hygiène et de sécurité requises pour les établissements recevant du public.

Camping

L’hébergement en camping est possible.
Où peut-on camper ?

• dans les campings homologués
• dans les campings dits « aires naturelles » autorisées par la préfecture
• dans les campings à la ferme autorisés par le Maire

Pour ces 3 premiers cas, précisez l’adresse sur la déclaration préalable.

Dans les autres cas, il est impératif d’avoir l’accord du propriétaire et l’autorisation du Maire : il est important d’être vigilant sur le choix du lieu d’implantation et de s’informer auprès des autorités administratives dès lors que vous voulez camper en dehors des campings autorisés (fournir une carte au 1/25000 en précisant l’endroit exact). Si l’implantation que vous avez choisie est acceptée, il est impératif de la respecter.

Pour information, vous ne pouvez monter les tentes :

• près des routes et voies publiques
• à moins de 200m d’un point d’eau captée pour la consommation
• à moins de 500m d’un monument historique
• dans un site protégé.

Enfin, si vous campez, prenez toutes les mesures possibles pour une bonne hygiène alimentaire : propreté du coin cuisine, consommation rapide des aliments frais si vous ne (disposez pas d’un système de conservation), élimination de tout reste de repas qui n’aurait pas été consommé... Vous trouverez plus de renseignements concernant les mesures d’hygiène alimentaire sur le lien suivant : Hygiène alimentaire en séjour sous tente.

Hébergement des mineurs dans les refuges

Vous réalisez une randonnée itinérante sur plusieurs jours ou un raid ski de montagne. Vous aurez besoin de dormir en refuge.
L’hébergement en refuge ne peut être que temporaire et limité aux nécessités de la pratique de l’activité montagne : un refuge s’entend comme une étape avec nuitée.
Certaines DDJS (Haute-Savoie par exemple) ont classé les refuges : seuls les refuges gardés et figurant sur la liste établie par la Préfecture (renseignement à la DDJS) peuvent être utilisés dans le cadre de stage itinérant avec des mineurs. Les autres structures (fermes, chalets d’alpages...) sont exclues (à moins qu’elles aient fait la déclaration de local accueillant des mineurs).

Projet éducatif et projet pédagogique

Le projet éducatif : vous êtes tenu de réaliser un projet éducatif définissant les finalités éducatives du stage. Ce document prend en compte :

• la vie collective
• la pratique des activités notamment sportives en tenant compte des besoins psychologiques et physiologiques des mineurs.

Le projet éducatif est à transmettre à la DDJS en même temps que la déclaration préalable d’accueil de mineurs (soit 2 mois avant le début du stage).
Ce projet éducatif est général et peut servir sur plusieurs stages et même plusieurs années.

Le projet pédagogique : le projet éducatif est mis en œuvre au travers du projet pédagogique. Le projet pédagogique est spécifique à chaque stage. Il précise :

• la nature des activités proposées et les conditions dans lesquelles celles-ci sont mises en œuvre
• la répartition des temps respectifs d’activités et de repos
• les modalités de participation des mineurs
• les modalités de fonctionnement de l’équipe d’encadrement
• les modalités d’évaluation de l’accueil
• les caractéristiques des locaux et des espaces utilisés.

Le projet pédagogique doit être transmis à la DDJS en même temps que la fiche complémentaire soit 8 jours avant le début du stage.

Ces deux documents doivent être communiqués aux représentants légaux des mineurs accueillis (les parents ou tuteurs).

Vous trouverez les points essentiels à traiter dans vos projets éducatif et pédagogique dans le document en lien suivant : Résumé des règles d’organisation.

Protection sanitaire (arrêté du 20 février 2003)

Certificat de vaccinations : les personnes participant à l’accueil (directeur du stage, initiateur encadrant) doivent produire un document attestant qu’ils (elles) ont satisfaits aux obligations fixées par la législation relatives aux vaccinations (diphtérie, tétanos, poliomyélite).

De même, l’admission d’un mineur lors d’un stage nécessite que ce jeune fournisse un document attestant qu’il (elle) a satisfait aux obligations fixées par la législation relative aux vaccinations. Il doit être vacciné contre la diphtérie, le tétanos et la polio (ses 3 vaccins sont effectués simultanément). Vous pouvez demander une photocopie des pages vaccination du carnet de santé ou faire remplir la fiche de suivi sanitaire fiche CERFA N°10008*02. (voir partie sur le suivi sanitaire).

Certificat médical : si tous vos jeunes sont licenciés, vous leur avez demandé un certificat médical de non contre-indication à la pratique des activités de la FFME en début d’année. S’ils ne sont pas licenciés : attention, ils doivent vous fournir un certificat médical datant de moins de 3 mois.

Suivi sanitaire des mineurs : les responsables légaux des enfants doivent donner tous les renseignements médicaux nécessaires à la santé du mineurs à l’aide de la fiche CERFA N°10008*02. Sur cette fiche, apparaissent les attestations de vaccination des jeunes. Le directeur du stage veille au respect de la confidentialité de ces informations. Si un mineur doit prendre des médicaments en cours de séjour, il doit être muni d’une ordonnance médicale.

Registre des soins : si des soins sont donnés aux mineurs, ils doivent être mentionnés dans un registre. Un simple cahier suffit mais penser à inscrire la date, l’heure, les nom et prénom du jeune et les soins effectués.

Trousse de secours : le directeur du stage doit s’assurer du contenu de la trousse de secours (voir composition des trousses de secours sur le site FFME).

Accident grave : en cas d’accident grave ou de toute situation présentant ou ayant présenté des risques graves pour la santé et la sécurité physique ou morale des mineurs, le directeur du stage informe sans délai le préfet de département du lieu d’accueil du stage.
Le directeur du stage doit disposer de moyens de communication pour prévenir rapidement les secours et doit disposer de la liste des personnes susceptibles d’intervenir en cas d’urgence.

Rappel : l’utilisation de médicament sans ordonnance ou la pratique de gestes médicaux, est interdite par la loi, vous êtes responsable de leur utilisation. Il s’agit de faire preuve de bon sens pour ne pas mettre la santé de l’enfant en jeu.

Qui fait respecter la réglementation ?

Le préfet de département, peut habiliter toute personne à réaliser des contrôles.
La DDJS peut effectuer ces contrôles.
Lors d’un contrôle, vous seront demandés :

• le récépissé de déclaration délivré par la DDJS
• la liste de présence des enfants et des membres de l’équipe d’encadrement
• si l’un des membres de l’équipe d’encadrement est rémunéré, le diplôme permettant d’encadrer contre rémunération et le récépissé de déclaration d’établissement APS du club.
• les documents relatifs au suivi sanitaire des enfants et de l’encadrement (fiche sanitaire de liaison, attestation de vaccination des cadres, registre des soins)
• les documents pédagogiques : projet éducatif et projet pédagogique
• l’attestation d’assurance en responsabilité civile couvrant les cadres et les participants au stage.
• les dispositifs pris pour assurer la sécurité (téléphone avec numéros d’urgence ou radio avec fréquences de secours).

L’organisateur du séjour devra pouvoir attester qu’il a vérifié les bulletins de casier judiciaire n°3 des cadres ainsi que leur non inscription sur la liste des cadres interdits.

Le centre d’hébergement devra fournir :

• le cahier des menus
• le registre de comptabilité journalière (alimentation)
• la liste du personnel de service et leurs attestations de vaccination
• les consignes en cas d’incendie

Conseil si vous êtes sur un stage itinérant :

• pour faciliter la recherche de votre implantation, envoyer préalablement un plan de situation de votre parcours (carte IGN…)
• signaler la présence du stage au maire de la commune dès votre arrivée.

Questions - Renseignements

Sylvie Viens - Envoyer un e-mail

Textes fondamentaux

Les textes législatifs et réglementaires, ainsi que les dispositions à caractère national peuvent être consultés

• sur le site du ministère de la Jeunesse, des Sports et de la Vie Associative : www.jeunesse-sports.gouv.fr
• sur le site « Legifrance, le service public de la diffusion du droit » : www.legifrance.gouv.fr

Les principales références figurent dans Le Code de l’action sociale et des familles - CASF (protection des mineurs accueillis hors du domicile parental) :

• Partie Législative : Articles L 227-1 à L 227-12
• Partie Réglementaires : Articles R. 227-1 à R.227-30

Le Code de la Santé Publique (accueil des enfants de moins de 6 ans) :

• Partie Législative : L.2324-1 à L.2324-4

Ces références sont être complétées par des arrêtés relatifs au modalités d’encadrement des accueils de loisirs et séjours de vacances et notamment :

• arrêté du 09 février 2007 fixant les titres et diplômes permettant d’exercer les fonctions d’animation et de direction
• arrêté du 13 février 2007 relatifs aux seuils mentionnés aux articles R.227-14, R.227-17 et R.227-18 du CASF
• arrêté du 20 juin 2003 modifié fixant les modalités d'encadrement et les conditions d'organisation et de pratique de certaines activités physiques en accueil de loisirs et séjours de vacances